Oggi il feedback è uno strumento importante per supportare le persone all’interno di un’organizzazione a sviluppare le proprie competenze, lavorare sulle aree critiche e migliorare le performance.
In altre parole è un metodo, sempre più diffuso e riconosciuto, che aiuta a lavorare meglio!
Ma a volte, se non addirittura spesso, il feedback non funziona come dovrebbe.
Uno dei motivi per cui è spesso argomento di coaching o di approfondimento nei percorsi learning.

Una volta nelle organizzazioni il processo decisionale avveniva top->down, con modalità direttive e di controllo. Le informazioni necessarie al lavoro avvenivano per lo più a cascata verso il basso e il ruolo del manager consisteva nell’informare i collaboratori di decisioni prese “ai piani alti”.
Oggi le aziende moderne sono organizzate diversamente: più decentralizzate, matriciali e agili. I collaboratori godono di maggiore autonomia nel definire il modo in cui il lavoro va svolto, l’attenzione è sul COME si arriva al risultato.

Questo nuovo modo di lavorare implica che i manager non possono più semplicemente dare ai collaboratori un feedback su ciò che hanno fatto “giusto” o “sbagliato”. Devono ascoltare, fare domande e creare un confronto costruttivo.
Oggi, soprattutto con i talenti e gli high performer, è importante stabilire un dialogo aperto e reciproco, che rafforzi la relazione, anziché la critica a senso unico.

In altre parole è arrivato il momento di dire “BASTA” al feedback a senso unico (da capo a collaboratore), episodico (cioè poco frequente e non pianificato) e focalizzato sugli errori del passato e non sul “cosa possiamo fare per…”
Il feedback efficace riguarda il presente e il futuro: mette al centro i punti di forza del collaboratore e il suo potenziale, in un dialogo continuo e costruttivo.

Provate a pensare al miglior capo che avete incontrato nel vostro cammino professionale: probabilmente era bravo a dare feedback efficaci, dove ti sentivi ascoltato e compreso e non solo giudicato. La conseguenza era maggior spinta e volontà di lavorare sulle aree critiche e potenziare quelle di forza.

Ognuno di noi accetta con maggior disponibilità un feedback costruttivo – anche quando le criticità superano le qualità – se si sente compreso, ascoltato, apprezzato e il dialogo è positivo ed orientato al miglioramento.

Ma saper dare buoni feedback è una competenza che va acquista e sviluppata nel tempo. Un buon manager, come un buon allenatore sportivo, quando dà un feedback deve pensare alla prossima partita e alla prossima vittoria chiedendosi e chiedendo :

– cosa possiamo fare per migliorare le nostre possibilità di successo la prossima volta?
– come superare le aspettative?
– come possiamo prepararci per il futuro?

Questo ovviamente non significa smettere di dare feedback sulle performance passate, non c’è dubbio che riflettere sulle prestazioni passate e discutere su come sono andate le cose sia importante.

Spesso i manager non hanno tempo per osservare come le proprie risorse lavorano o non hanno sufficiente esperienza per dire ai collaboratori come il lavoro dovrebbe essere svolto.
Questo fa sì che le persone vivano il feedback come una critica che viene spesso fatta a distanza di tempo dalla prestazione.
Anche se ben voluto, il feedback è un momento in cui la persona tende a sentirsi sotto giudizio. Il feedback è utile quando è immediato e costruttivo, e anche in questo caso, il feedback da solo non è garanzia di risultato.

Migliorare il feedback – il modo in cui esprimi alle persone le tue osservazioni e le tue opinioni – aiutato dai fatti oggettivi- è un modo per creare un dialogo continuo con i collaboratori che li aiuta a discutere delle problematiche che incontrano nello svolgimento dell’attività.
Il feedback potente è una strada a doppio senso. I collaboratori dovrebbero sentirsi incoraggiati a condividere la loro prospettiva, a fare domande e a trovare soluzione ai problemi con il proprio manager. E dovrebbe essere una strada a doppio senso molto trafficata!
Feedback frequenti e significativi sono la chiave per promuovere collaborazione e impegno, anche le situazioni difficili diventano più facili da affrontare.
Affrontare argomenti delicati come la retribuzione, la promozione o le performance negative farà paura se non si è costruito un clima di comprensione e fiducia, se non c’è da parte di entrambi l’abitudine al confronto
Ciò avviene solo attraverso feedback frequenti e aperti, in cui le persone sentono che le loro opinioni saranno capite e rispettate.

Ma a chi tocca fare il primo passo? I manager possono prendere l’iniziativa in questo caso. Una modalità diversa di dare feedback, passando dal feedback “punente” a quello “potente” aiuta a  cambiare le aspettative e la percezione delle persone di come avviene la collaborazione e su come viene svolto il lavoro:

– Fate domande, non date risposte

– Ascoltate senza interrompere

– Incoraggiate le persone a portare idee senza “ucciderle” se non sono come le vostre!

– Aiutateli a rafforzare i loro punti di forza e lavorare su quelli di debolezza

Fatelo bene ma soprattutto fatelo spesso!!

Barbara Tibiletti

Human Value